Calculadora del punto de equilibrio de un evento
Averigua cuántas entradas tienes que vender para que el evento se pague, o cuánto tiene que costar la entrada (o boleto) para el público que esperas. Escribe los costos fijos, el costo por asistente, la capacidad del lugar y la comisión de tu plataforma de venta. Obtienes la asistencia de equilibrio, el precio necesario y el resultado con la mitad de la capacidad, tres cuartos y lleno total.
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Resultado
Escribe los costos fijos, la capacidad y el precio de la entrada (o la asistencia esperada) para ver el resultado.
La mitad, tres cuartos y el lleno total son niveles de tu propia capacidad para comparar el resultado, no un pronóstico. Es una cuenta con tus propios números, no una asesoría fiscal ni contable.
Por escenario de asistencia
| Escenario | Asistencia | Venta de entradas | Comisiones | Costos | Resultado | Costo por asistente | Precio necesario |
|---|
Los costos son los costos fijos más el costo por asistente de todos los que vienen. No se incluyen patrocinios, ventas de barra ni impuestos sobre las entradas.
Cómo se calcula el punto de equilibrio
Lo que deja cada entrada
Queda por entrada = precio de la entrada - comisión de la plataforma - costo por asistente. Es la parte de cada entrada que va a pagar los costos fijos. Si es cero o negativa, vender más entradas nunca ayuda.
Asistencia de equilibrio
Punto de equilibrio = costos fijos ÷ lo que queda por entrada, redondeado hacia arriba a una persona entera. Por debajo de ese número el evento pierde dinero. Cada entrada por encima es resultado.
El precio de la entrada para una asistencia
Dale la vuelta a la cuenta: reparte los costos fijos entre las personas que esperas, suma el costo por asistente y la comisión fija, y corrige por la comisión en porcentaje. Precio necesario = (costos fijos ÷ asistencia + costo por asistente + comisión fija) ÷ (1 - comisión en porcentaje). Suma la ganancia que quieres a los costos fijos para obtener el precio que la deja.
La comisión de la plataforma
Las plataformas de venta de entradas suelen cobrar un porcentaje de la entrada, un importe fijo por entrada, o las dos cosas. Escribe lo que publica tu plataforma. Si le pasas la comisión al comprador, aparte de la entrada, no toca tu resultado: deja los campos vacíos.
Los escenarios
La tabla repite la cuenta con la mitad de la capacidad, tres cuartos y lleno total, con la asistencia que esperas y con el propio punto de equilibrio. Esos niveles son puntos fijos de tu capacidad para comparar, no una predicción de cuánta gente vendrá.
Lo que queda fuera
Los impuestos sobre la venta de entradas, varios tipos de entrada (usa tu precio promedio), invitados, ausencias y reembolsos, y otros ingresos, como patrocinios o la barra. Resta de los costos fijos lo que cubran los patrocinadores antes de escribirlos.
Fórmulas
- Comisión de la plataforma por entrada
- precio de la entrada × comisión en porcentaje + comisión fija por entrada
- Queda por entrada
- precio de la entrada - comisión de la plataforma por entrada - costo por asistente
- Asistencia de equilibrio
- costos fijos ÷ lo que queda por entrada, redondeado hacia arriba
- Resultado
- asistencia × lo que queda por entrada - costos fijos
- Precio de entrada necesario
- ((costos fijos + ganancia que quieres) ÷ asistencia + costo por asistente + comisión fija) ÷ (1 - comisión en porcentaje)
- Costo total por asistente
- costos fijos ÷ asistencia + costo por asistente
En el papel las cuentas salen. Ahora toca llenar el lugar
El generador gratis de código QR para eventos pone el nombre, la fecha, la hora y el lugar de tu evento en un solo código: un escaneo desde el cartel o el volante lo guarda en el calendario del teléfono. Para un recinto completo o una feria, con un VISU QR dinámico por stand, patrocinador o acceso, pregúntanos por el QR enterprise para eventos.
Crear el código QR del eventoHablar sobre QR enterprise para eventosCómo usarla
- Elige la pregunta: la asistencia que necesitas con un precio de entrada, o el precio que necesitas para una asistencia.
- Escribe los costos fijos del evento, el costo por asistente si lo hay, y la capacidad del lugar.
- Escribe el precio de la entrada o la asistencia que esperas. Agrega la comisión de tu plataforma de venta si la absorbes tú.
- Lee el punto de equilibrio o el precio necesario y compara los escenarios de la tabla: mitad de la capacidad, tres cuartos y lleno total.
Ejemplos
Un concierto para 300 personas con la entrada a 45
Números inventados solo para mostrar la cuenta, en la moneda que uses: 6.000,00 de costos fijos, 12,00 por asistente, un lugar para 300 y la entrada a 45,00, con una comisión de la plataforma del 8% más 1,00 por entrada. La comisión se lleva 4,60, de cada entrada quedan 28,40 y el evento se paga con 212 asistentes: el 70,7% de la capacidad.
Lo que dejan 220 asistentes
Con los mismos números y 220 personas, el evento deja 248,00, con 8 entradas de margen. Con lleno total deja 2.520,00. Con la mitad de la capacidad, 150 personas, pierde 1.740,00.
El precio para la asistencia que esperas
Dale la vuelta a la pregunta: con 220 asistentes y los mismos costos, la entrada tiene que costar al menos 43,78 para cubrir todo, y 53,66 para que queden 2.000,00. Si se venden los 300 lugares, el precio de equilibrio baja a 35,87.
Preguntas
¿Cómo se calcula el punto de equilibrio de un evento?
Divide los costos fijos entre lo que deja cada entrada después de la comisión de la plataforma y del costo por asistente, y redondea hacia arriba. Con costos fijos de 6.000 y 28,40 por entrada: 6.000 ÷ 28,40 = 211,3, es decir, 212 asistentes.
¿Cómo fijo el precio de la entrada de un evento?
Empieza por el precio que cubre los costos con la asistencia que esperas de verdad: la calculadora te lo da, junto con el precio para la ganancia que quieres. Después compáralo con lo que ese mismo público pagó en tus eventos anteriores. La cuenta te dice el piso, no lo que la gente está dispuesta a pagar.
¿Quién paga la comisión de la plataforma de entradas?
Depende de cómo configures la venta. Si la comisión se suma aparte y la paga el comprador, tu resultado no cambia: deja vacíos los campos de comisión. Si la absorbes tú, escribe el porcentaje y el importe fijo de tu plataforma. Esta página no conoce la comisión de ninguna plataforma.
¿Qué es un costo fijo y qué es un costo por asistente?
Un costo fijo se paga vengan 10 personas o 300: el lugar, el sonido, la banda, la difusión. Un costo por asistente crece con cada persona: la comida, la bebida incluida, la pulsera, el kit.
¿Y si el punto de equilibrio supera mi capacidad?
Entonces el evento no se paga con ese precio ni con lleno total, y la calculadora lo avisa. La fila "precio de equilibrio con lleno total" es la entrada más barata que funciona con el lugar lleno. Por debajo, lo que tiene que bajar son los costos.
¿Cómo cuento a los invitados?
No compran entrada, pero cuestan igual. Cuenta solo a las personas de pago en la asistencia y suma a los invitados a los costos fijos: número de invitados × costo por asistente.
¿Incluye patrocinios o ventas de barra?
No. La calculadora solo mira el dinero de las entradas. Resta de los costos fijos lo que pagan los patrocinadores antes de escribirlos, y trata la barra como una cuenta aparte.
¿Se guardan mis números?
No. La cuenta se hace en tu navegador. Los costos, los precios y la asistencia no se envían, no pasan a la dirección de la página y no se guardan.